1. 确认文件类型与要求
适用文件：包括出生证明、学历证书、公司注册文件、合同、自由销售证书等需跨国使用的公文书。
目的国政策：需确认文件使用目的国是否为《海牙公约》成员国（目前覆盖125+国家）。非成员国（如加拿大、阿联酋）仍需传统领事认证。
2. 材料准备
基础材料：文件原件及复印件、申请人/企业身份证明（如身份证、营业执照）。
特殊要求：非中文文件需官方认可翻译件并加盖翻译章；部分文件（如学历证书）需先经教育部或地方主管部门初步认证。
3. 开始办理
3.1 文件公证：向户籍地或文件签发地的涉外公证处提交材料，审核文件真实性与合法性。部分平台（如支付宝“领事服务”小程序）支持在线提交材料，通过照片或扫描件完成初步审核。
3.2 外交部或地方外事办认证：将公证书提交至中国外交部领事司或授权的地方外事办公室，申请附加证明书（Apostille）。
3.3 翻译与盖章（按需）：非英语文件需专业翻译机构翻译并加盖翻译章，部分国家（如欧盟成员国）可能要求双语公证。
3.4 附加盖章：外交部认证后需在文件上加盖海牙认证章（Apostille）。
3.5 递交至目标国（按需）
特殊场景
部分国家要求认证文件需进一步提交至当地相关部门核验（如自由销售证书需递交给目的国市场监管机构）。